Prywatny laptop i telefon. Czy pracodawca powinien ci za to zapłacić?

Laptop, telefon i programy graficzne to dla wielu osób pracujących w marketingu podstawowe narzędzia pracy. Co jednak w sytuacji, gdy pracodawca nie zapewnia żadnego sprzętu, a jednocześnie oczekuje korzystania z prywatnych urządzeń i oprogramowania? Czy pracownik może domagać się zwrotu kosztów, a firma ma prawo wymagać używania własnego sprzętu?

To pytania, które zadawała sobie jedna z czytelniczek portalu Trójmiasto.pl. Zapraszamy do zapoznania się z odpowiedzią, której udzielił radca prawny Andrzej Fortuna.

Przypadek czytelniczki:

Pracuję jako osoba odpowiedzialna za marketing i media społecznościowe w niewielkiej firmie. W pracy korzystam z prywatnego telefonu, laptopa i programów graficznych. Pracodawca nigdy nie zapewnił mi służbowego sprzętu ani nie zwraca kosztów korzystania z własnego. Czy pracodawca może wymagać ode mnie korzystania z prywatnego sprzętu i oprogramowania? Czy powinien zwracać mi koszty lub zapewnić narzędzia do pracy?

Kto powinien zapewnić narzędzia do pracy?

W świetle obowiązujących zasad prawa pracy to pracodawca winien zapewnić pracownikowi narzędzia niezbędne do pracy i nie może jednostronnie nakazać, aby pracownik wykorzystywał do pracy swój sprzęt i to bez jakiegokolwiek ekwiwalentu.

Jak podkreśla mecenas Fortuna, to pracodawca jest odpowiedzialny za zorganizowanie pracy i to on ponosi ciężar funkcjonowania swojego przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 104[1] Kodeksu pracy nakazuje się bowiem ustalenie w Regulaminie pracy m.in. zasad wyposażenia pracowników w narzędzia i materiały. I choć mali pracodawcy nie są zobligowani do wprowadzania Regulaminu pracy, to przywołany przepis nie oznacza, że mali pracodawcy mogą nie zapewniać pracownikom narzędzi pracy, a oznacza jedynie, że pracodawcy zobligowani do wprowadzenia Regulaminu pracy winni w tymże Regulaminie opisać obowiązujące w danym zakładzie zasady – oczywiście z uwzględnieniem podstawowych zasad prawa nakazujących pracodawcy należyte organizowanie procesu pracy, na własny koszt. Wyraźne reguły odnoszące się do ustaleń w przedmiocie korzystania z narzędzi pracownika zawarte są w regulacjach odnoszących się do pracy zdalnej czy też do podróży służbowej.

I tak, w świetle rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, podróż służbowa pojazdem niebędącym własnością pracodawcy wymaga wniosku pracownika, zaś pracownikowi w takiej sytuacji przysługuje stosowny zwrot kosztów.

W kwestii pracy zdalnej r.pr. Andrzej Fortuna wskazuje natomiast, że mocą art. 67[24] Kodeksu pracy, ustawodawca wyraźnie postanowił, że pracodawca jest zobowiązany  zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, a dodatkowo – także pokryć koszty związane bezpośrednio z wykonywaniem przez pracownika pracy w domu. Zauważa również, że możliwe jest, co prawda, ustalenie przez strony, iż pracownik będzie przy pracy zdalnej wykorzystywał narzędzia i materiały niezapewnione przez pracodawcę – jednakże w takiej sytuacji przepis wyraźnie nakazuje, aby pracodawca stosownie rozliczył się z pracownikiem z tego tytułu.

W swojej analizie prawnik podkreśla, że ustawodawca zdecydował się na skonkretyzowanie w przepisach zasad obowiązujących w sytuacjach z założenia niestandardowych lub niecodziennych (wyjazd służbowy, praca zdalna). Jednakże powyższe nie zmienia faktu, że nadrzędną zasadą prawa pracy jest finansowanie przez pracodawcę prowadzenia własnej działalności bez możliwości jednostronnego przerzucania takich ciężarów na pracownika.

Oczywiście, nie jest wykluczone, aby pracownik korzystał z własnych narzędzi do świadczenia pracy – wymaga to jednak uzgodnień obu stron, a pracownik ma prawo żądać z tego tytułu stosownej rekompensaty – dodaje mecenas Fortuna.

Korzystanie z prywatnego sprzętu powinno być uzgodnione

Radca prawny kładzie nacisk na fakt obustronnego uzgodnienia. Żadna ze stron nie powinna narzucać takiego rozwiązania drugiej, a kwestie te winny zostać uregulowane – najlepiej na piśmie. Zaznacza że nie zawsze w interesie pracodawcy jest korzystanie przez pracownika z jego prywatnych narzędzi do świadczenia pracy. Co więcej, takie sytuacje mogą stwarzać szereg ryzyk dla pracodawcy.

Po pierwsze – znacząco może zostać utrudniona możliwość realizacji przez pracodawcę jego obowiązku odnoszącego się do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, skoro pracodawca nie będzie miał konkretnych narzędzi pod swoją kontrolą, czy w swojej dyspozycji.

Po drugie – w szczególności w dobie tak szybkiego rozwoju internetu i narzędzi elektronicznych, korzystanie z prywatnych urządzeń w celu realizacji obowiązków służbowych może powodować zagrożenie cyberprzestępczością, a w efekcie – nieuprawniony wyciek poufnych danych, w tym danych osobowych. Często prywatne narzędzia nie posiadają odpowiedniej ochrony pod tym względem, a powyższe stwarza bardzo duże zagrożenia dla pracodawcy i może rodzić straty finansowe, ale i odpowiedzialność za brak zapewnienia stosownej ochrony danych.

Prywatne programy mogą naruszać licencję

I po trzecie – zgodnie ze słowami autora analizy – należy mieć na uwadze, w kontekście wspomnianego przez Czytelnika faktu korzystania z własnego oprogramowania do celów służbowych – że programy zakupione na użytek prywatny najczęściej nie pozwalają na użycie ich w sposób gospodarczy czy zarobkowy. Mogą być przeznaczone jedynie do użytku niekomercyjnego. Natomiast korzystanie z oprogramowania poza zakresem udzielonej licencji stanowi naruszenie praw autorskich i może się wiązać z roszczeniami cywilnoprawnymi, a nawet odpowiedzialnością karną, przy czym zagrożenie może dotyczyć zarówno pracownika, który narusza posiadaną licencję lub działa bez niej, jak i pracodawcy, który organizuje pracę na takim oprogramowaniu i czerpie z tego korzyści.

Podsumowując – pracodawca nie ma prawa jednostronnie nakazywać pracownikowi stałego używania sprzętu pracownika do celów służbowych. Takie korzystanie wymaga zgody pracownika, a pracownik dodatkowo ma prawo żądać stosownego ekwiwalentu. Pracodawca winien zapewnić na swój koszt legalne oprogramowanie, oparte na właściwych licencjach.